企業間の商取引業務をデジタル化する「BtoBプラットフォーム」を提供する株式会社インフォマート。同サービスの利用企業数は118万社を突破しており、業界でのシェアを拡大し続けています。今回は広報担当である平田様・伊藤 昇吾様・伊藤 歌純様・盛様・吉田様にお話をお伺いしました。

一体感を育てる、読まれる社内報の第一歩。

──web社内報の導入を検討されたときのourlyの決め手は？

平田さん：元々、紙の社内報を2009年12月に創刊しました。当時は「会社のサービスをもっと理解してほしい」「社員のことをもっと知って一体感を出したい」といった想いがあり、事業に関する情報や社内行事、社内研修の情報を盛り込んで発行していました。

当時は社員が150名ほど。組織も大きくなっていく中で、縦割り構造に対して横串の情報共有が必要になっていました。紙の社内報から始まりSharePointを利用したPDF発行、そして2023年にourlyへ移行しました。

ourlyにする前は、1つ1つの記事にデザインを施す必要があり、制作に手間がかかっていました。発行頻度は3ヶ月に1回程度と低く、掲載される情報も古くなっていました。閲覧もPCのみだったので見る人が限られ、家族にも見せられない状況で、編集側としても作るのが大変だったことを覚えています。

その点、ourly導入によって非常に楽になりました。導入前は、web社内報ツールを3社ほど比較しましたが、決め手になったのは、「画面の使いやすさと見やすさ」「様々なセグメントごとの閲覧率や読了率などの分析機能が豊富に揃ってること」「営業の方がとても熱心で、丁寧に対応してくださり、弊社のことを考えた良い提案をしてくれたこと」です。

読まれるほど、会社が好きになる。

──運用体制について詳しく教えてください。

平田さん：現在、社内報を運営しているのは、6名体制の広報チームです。特別な専任担当はおらず、全員で記事を分担しながら運営しており週2本ペースで記事を載せています。

伊藤(歌)さん：記事の企画は月1回のミーティングで持ち寄っています。展示会やイベントの報告、新入社員紹介といった定番企画に加え、「この部署の活動をもっと知ってもらいたいよね」などの会話からもネタを拾って企画を立てています。

弊社は「世の中の役に立ち、世の中に必要とされ、世の中に喜んでいただける事業を通じ、お客さまと共に会社も個人も成長し続け、社会に貢献していきます。」という企業理念に沿って業務にあたっているため、ありがたいことに企画やネタに困ることはありません。

伊藤(昇)さん：6名体制といっても、全員が他の広報業務も兼ねているので、負担を減らす工夫をしています。AIを活用して記事作成を効率化したり、社内報ファンの増加によって寄稿者やネタ提供が増えたりという良い循環を目指しています。このサイクルが廻り、社内報を会社の文化として根付かせることができれば、よりインフラとして機能するのではと考えています。

拠点も部署も超えて、コミュニケーションのきっかけになっていることを感じられる。

──ourlyを通して社内で起こった変化は？

吉田さん：初めて会う人たち同士で「以前、同じ社内報に載っていましたよね！」と会話のきっかけになっている場面を見ました。拠点や部署が違うとまったく関わりがないことも多い中で、社内報の記事が会話のきっかけとなり、親近感やコミュニケーションが生まれるのを実感しています。

また、社内報を発行している広報部に対して「ありがとう」という声が届くようになりました。地方の営業所では会社全体の動きが見えにくいため、社内報がイベントなどの情報源として役立っているとのことです。また、産休・育休中の方にもアカウントを付与しており、会社とのつながりを維持する手段になっています。

紙の場合だとこのような声をいただくことはあまりなかったので、モチベーションにもつながります。

──直接感謝の声が聞けるのは嬉しいですね。広報部の活動が社内にも浸透してきているんですね。

伊藤(昇)さん：そうなんです。先日、三軒茶屋ラボの開設1周年イベントがありました。社内報の取材で行ったのですが、「伊藤さんが書かれた部活動の記事、読みましたよ！」と声をかけていただけたことが多く嬉しかったのと、社内報のライターまで認識している方がいることに驚きました。自分が書くことで、他の人に知ってもらえて、仕事もしやすくなるのでとても良いツールだと感じています。

盛さん：実際に、部活動紹介の記事をきっかけに入部希望者が増えたり、野球やラーメンなどの趣味に関するSlackチャンネルを紹介したところ、新しい趣味チャンネルが立ち上がったりしました。社内報がコミュニケーションのきっかけになっていると実感できて嬉しかったです。

自社の状況を見た上で、最適解を一緒に探してくれるパートナー。

──ourlyを実際に使ってみて良かった点は？

盛さん：実際に使ってみて良かった点は3つあります。
1つ目はタイムリーな情報発信が可能になったことです。以前は3ヶ月に1回の発行だったため、情報が古くなりがちでしたが、web社内報にすることで鮮度の高い情報を届けられるようになりました。

2つ目は社員参加型の双方向コミュニケーションが取れるようになったことです。リアクションやコメント機能によって、一方通行ではなくなりました。中途入社の社員紹介記事には多くのコメントがつき、「出身地が近いですね！」「キャンプが趣味なんですね！キャンプ好きが集まる部活『キャン部』への入部大歓迎です！」といったコミュニケーションのきっかけになっています。

3つ目は効果測定が可能になったことです。PDFのときは閲覧率が把握できませんでしたが、ourlyでは部署や役職など様々な属性で分析でき、閲覧率が低い部署へのアプローチも可能になりました。

──ourlyの運用のコンサルティングで助かっていることは？

盛さん：運用目的や状況をもとに記事企画を提案してくれますし、自分たちだけでは気づけない視点から、第三者の立場でアドバイスをくれることがありがたいです。他社の効果的な事例なども教えてもらえるため、とても参考になっています。

お互いを知り合うことで、組織はもっと強くなる。社内報はその起点になる。

──今後のourlyで取り組んで行きたいことは？

吉田さん：社員が「読む」だけでなく「参加する」仕組みを強化していきたいと考えています。部署や年次を越えて「この人はどんな人か」が伝わるように、趣味など仕事以外の内容も取り上げていくことで、社員同士の理解が深まり、コミュニケーションが活性化することを目指しています。

──今後、ourlyを通じてどんな組織にしていきたいですか？

平田さん：弊社は、毎月入社してくださる社員が多く、どんどん組織が拡大している状態です。

冒頭で縦割り構造について話しましたが、今はそれがさらに強まっていると感じています。
他部署の仕事が見えていれば、もっと連携して高い成果が出せたような状況も多くあります。つまり、「組織力」がまだ活かしきれていないと感じています。

だからこそ、社内報を通じて「お互いを知る」ことから始めたいと思っています。そこに必要なのが日常のコミュニケーションです。「社内報に載ってたよね」「あの記事面白かったね」、そうした会話が自然と生まれる組織を目指していきたいですね。

そして、人を知り、組織を知り、エンゲージメントが高まり、"チームインフォマート"が実現していく。そのために、社内報を積極的に活用していきたいです！

──この記事を読んでいる方にメッセージをお願いします。

平田さん：社内報に取り組もうかどうか迷ってる方へのメッセージになると思いますが、社内報をあまり難しく捉えなくていいと思っています。

すごいパワーがかかるということで足踏み出せない方もいるかもしれませんが、「社内のことを知らせるツール」くらいに思って、一歩を踏み出してみてください。始めていく中で見えてくることがあると思います。

ourlyの導入事例集で事例をまとめてみる

ourlyでは、導入企業さまの事例をPDFにまとめています。
導入事例をまとめてご覧になりたい方は以下のフォームを送信の上ダウンロードください。